身近なところから出来る業務改善

システムによる業務改善を図ろうとすることがあるが、本当にそれだけでいいのだろうか？ システムでも業務改善が出来ると思うんだけど、それ以前に出来ることがある気がする。

それが、用途別にアプリケーションを使うということ。 Excelだったら表計算に使い、マニュアルを書くならWordということ。ここまでは普通の使い方だから、当たり前だと思う人も多々いると思う。 だけど、Excelに画像を貼って管理したり、全てのセルの幅を縮めて方眼紙上にして使ったり、印刷設定が楽だからExcelにマニュアルを書いてしまったりするのは用途別に使えていない。

Excelに画像を貼って、画像の名前を書いてどうする？ パッと見は "まとまりました" という見え方だけど、これってまとめただけであって、その後、管理することは考えていない。 「管理するためにExcelにまとめました」という人もいるけど、その考え方自体が間違ってるから！ 家計簿買ってきて日記をつけたり、原稿用紙を買ってきて家計簿を付けたりする？

家計簿は項目と金額を書くことが出来て、最終的に収支を見るための集計欄がある。原稿用紙に項目と金額を書いて、その後、収支を見るための集計はどこでする？どこかに書けばいいんだけど、毎月同じ欄に集計結果が来る？見やすい？

金額を書いた状態を "まとまりました" だとすると、集計結果がその後の管理に当たる。原稿用紙も書けるけど、管理に当たる集計がほんとに役立つか？必要なときに必要な情報を取り出せる？ ここ数年、コンプライアンスというものが注目されていることもあって "可用性" という言葉を聞く機会が増えていると思う。意味を簡単に説明すると "必要なときに情報にアクセス出来ること" ということ。 コンプライアンスに関する情報には熱心に教育をしているわりに、それを業務に利用しないというか、出来ないというか、不思議な状態。

コンプライアンスの話まで出したけど、それ以前に、原稿用紙に家計簿をつけようという発想はしないでしょ？ それなのに、パソコンということになると、そんなことを当たり前のようにする方々がたくさんいる。

こんな風に、まとめかたを誤ったデータを使いたいなぁ〜ってときはどうするか？ 改めてデータを扱いやすいように集計し直すわけです。Excelに貼った画像と名称なら、画像は画像ファイルとして保存をし、名称はExcelで一覧性を考慮して整理。 Excelに画像を貼って、名称を付ける作業も大変だけど、それと似たようなことをしなければならないこの効率の悪さ…。

どういうときに、どういうアプリで、どのように管理するか？ってことをもう少し考えると、自分だけでなく、その資料を扱う人も喜ぶと思いますよ😉

ひとまず、上述のように落ち着くんだけど、実はこの後にもメリットがある。 資料やデータがまとまっているので第三者が見ても把握が早いし、データの意味を考えた上でファイルを管理して業務を回しているので、システム化し易い。 日々の業務改善をしつつも、システム化が必要になったときにも効果がある！ 業務効率が上がったことによる売り上げUPと、さらにシステム化の費用削減ってことですよ！！ これは企業の規模に関係なく効果が出るはず。

システム化する際には、上述のことを把握してるところにお願いしないと意味ないけどね😎