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7 posts tagged with "Excel"

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· 6 min read

資料の整理をしているときの出来事。 既にある資料がExcelだったので、集計が簡単に出来そうだ♪と思い、集計開始。 まずは、必要な情報をフィルタして…おぉ、やっぱり集計しやすい。 と思っていたのも束の間、次の項目をフィルタして集計していると、なんか怪しい。表示されていなければならない項目が抜けている気がする。 フィルタを解除して調べてみると、フィルタにかからない行を発見! それまで集計したデータも一気に信憑性が無くなってしまったため、最初からやり直し。区切りを利用して間違えないように数え、それをテキストエディタにペタペタ貼っていき、電卓で計算!

資料にミスがあるのは仕方ないにしても、あれは表計算を考慮した雰囲気が掴めなかったので一部だけ修正して利用することはしなかった。 せっかく一覧になってても、集計できないデータをExcelで作ってどうする!?と思った。

ある画像情報をいただいたということで確認したら、Excelに画像がペタペタと貼り付けてあった。 ファイルで欲しいんですけど…と要望を出してみたものの「なんでExcelに貼ったものじゃダメなんですか?」と。Excelだと画像として扱えないし、集計しづらいし、閲覧しづらいからって話をしても無駄だった。 全部でいくつあるんだろう?と「これで全部ですか?」と聞くと、わからないという返答。さらに「これってどこの画像なんですか?」と聞くと、置いてもらったものだからよくわからない…と。 総数もわからず、分類も出来ず、これらをどう扱えと言うのだろうか? 仕方なく、自分で集めようとしたら「全部必要ですか?」と。まぁ、それでも、この質問の意図はわかる。集めるのに結構時間がかかると思うけど、それでもやる必要があるかってこと。確かに普通にやってたら時間はかかるけど、時間をかけずに集められると思っているからやろうとしていて、そんな説明をするも「う〜ん…」と。

そんなわけで、データを整理するイメージはあるものの、データの提供を拒まれるどころか、収集さえも遮られそう。 必要な資料が欲しいのはよくわかるんだけど、その資料はポンッとどこからか出てくるわけではなくて、資料を作るための資料が必要なときもあるし、その資料を作るための情報が必要なこともあるんだけど…と言っても相手は変わらないので、自分から動くしか無い。

それにしても、Excelって偉大だよなぁ〜。 方眼紙にしたら都合よく書けるし、図形描画機能を使えば図も描けるし、画像を貼ればまとめて渡せるし、印刷範囲の設定をすれば印刷時にマニュアルっぽくなる。もう、WordもPowerPointもいらないじゃん!本来の表計算ソフトとしての利用なんていらないよね。 しかも、Excelを使うと資料っぽく見えて、まとめた感があるしね! (信じられると困るから一応書いておくけど、これらは皮肉ね)

そんな使われ方ばかりされるから、表計算としての集計が出来ない資料を作るし、Excelに画像を貼って渡すなんてことが平気で行われるんだよなぁ。 しかも、これがIT業界で、システムを作る人達が普通にやってることだからたちが悪い。

どうにかして情報集めて整理しよ〜っと。

· 6 min read

システムによる業務改善を図ろうとすることがあるが、本当にそれだけでいいのだろうか? システムでも業務改善が出来ると思うんだけど、それ以前に出来ることがある気がする。

それが、用途別にアプリケーションを使うということ。 Excelだったら表計算に使い、マニュアルを書くならWordということ。ここまでは普通の使い方だから、当たり前だと思う人も多々いると思う。 だけど、Excelに画像を貼って管理したり、全てのセルの幅を縮めて方眼紙上にして使ったり、印刷設定が楽だからExcelにマニュアルを書いてしまったりするのは用途別に使えていない。

Excelに画像を貼って、画像の名前を書いてどうする? パッと見は "まとまりました" という見え方だけど、これってまとめただけであって、その後、管理することは考えていない。 「管理するためにExcelにまとめました」という人もいるけど、その考え方自体が間違ってるから! 家計簿買ってきて日記をつけたり、原稿用紙を買ってきて家計簿を付けたりする?

家計簿は項目と金額を書くことが出来て、最終的に収支を見るための集計欄がある。原稿用紙に項目と金額を書いて、その後、収支を見るための集計はどこでする?どこかに書けばいいんだけど、毎月同じ欄に集計結果が来る?見やすい?

金額を書いた状態を "まとまりました" だとすると、集計結果がその後の管理に当たる。原稿用紙も書けるけど、管理に当たる集計がほんとに役立つか?必要なときに必要な情報を取り出せる? ここ数年、コンプライアンスというものが注目されていることもあって "可用性" という言葉を聞く機会が増えていると思う。意味を簡単に説明すると "必要なときに情報にアクセス出来ること" ということ。 コンプライアンスに関する情報には熱心に教育をしているわりに、それを業務に利用しないというか、出来ないというか、不思議な状態。

コンプライアンスの話まで出したけど、それ以前に、原稿用紙に家計簿をつけようという発想はしないでしょ? それなのに、パソコンということになると、そんなことを当たり前のようにする方々がたくさんいる。

こんな風に、まとめかたを誤ったデータを使いたいなぁ〜ってときはどうするか? 改めてデータを扱いやすいように集計し直すわけです。Excelに貼った画像と名称なら、画像は画像ファイルとして保存をし、名称はExcelで一覧性を考慮して整理。 Excelに画像を貼って、名称を付ける作業も大変だけど、それと似たようなことをしなければならないこの効率の悪さ…。

どういうときに、どういうアプリで、どのように管理するか?ってことをもう少し考えると、自分だけでなく、その資料を扱う人も喜ぶと思いますよ😉

ひとまず、上述のように落ち着くんだけど、実はこの後にもメリットがある。 資料やデータがまとまっているので第三者が見ても把握が早いし、データの意味を考えた上でファイルを管理して業務を回しているので、システム化し易い。 日々の業務改善をしつつも、システム化が必要になったときにも効果がある! 業務効率が上がったことによる売り上げUPと、さらにシステム化の費用削減ってことですよ!! これは企業の規模に関係なく効果が出るはず。

システム化する際には、上述のことを把握してるところにお願いしないと意味ないけどね😎

· 4 min read
ひとつ前のエントリーに引き続き、今日の出来事のもうひとつ。

先日、とある人にお会いした。 今日、もう一度話がしたいからと呼ばれたので行ってきました。 あまり詳細は書かないけど、立場は不明(笑) でも、そんなことは気にせず、お会いしたお二方は人がよさそうだったので、素でお話をさせていただきました。

話の内容はとあるプロジェクト。 感想としては、でかいなぁ〜!!というのが一番の印象。 面白そうであり、興味もあり。ただ、やっぱり、でかいなぁ〜!!って感想が付く。 いいとか、悪いとか、そういうことではなく、感嘆詞のように "でかいなぁ〜!!" と(笑)

そこで話したのは過去の業務についてと、業務以外の話。 業務以外の話は、Excel(xlsx)フォーマットの話とEye-Fi(http://www.eyefi.co.jp/)について。 この2つ、お二方の反応からして、もしかしたら役に立つかも?という情報だったような気がする。すごい情報ではないのだが、少しは興味を持っていただけたのでは?と思ってる。 ここで思ったことは、業務経歴書に見える形で載る知識や経験と、全然表面化しない情報の2種類があるが、必要としてる情報は表面化していない方かもしれないということ。 いままで業務として行なってきたことがベースにあり・・・という前提が重要なのだろうとは思うものの、業務外の情報を加えることによって選択肢も広がるのではないか?

ひとつ前のドメインの話もそうだけど、これってIT業界にいて、業務として・・・というものではなく、必要だと思ったり、興味があったから身に付いたもの。

以前、面談する側にいたときは、そういう興味範囲を知りたくて、聞いていた項目がある。

  • 自宅でコードを書くことがあるか?
  • 興味あるサイトや面白いと思えるサービスは?
  • どんな本を読むか?

こんな内容を聞いてた。 結果的に、興味深い回答はほとんどなかったんだけど。

業務ではない範囲をうまく活用することによって、面白いことが出来たり、選択の幅が広がるんじゃないかなぁ〜と改めて思った一日だった。

· 2 min read

■Microsoft Office 2007 に対する誤解をとかせていただきました。 : Microsoft Office

http://www.microsoft.com/japan/office/2007/gokai/default.mspxこんなサイトがあった。

Office2007になって賛否両論あるみたいだけど、個人的にはOffice2007よりも前には戻れない。 Office製品の中でもWord, Excelをよく使うけど、Excelについてメリットを書いてみる。

まず、メニューのリボン。 使い始めたときは画面が狭くなるから好きじゃなかったけど、そこそこの解像度のあるPCならなんとかなる。 それよりも、使っているとよく使うメニューはどこにあるか大体把握してくるから、そうなったら少し便利。 リボンの上でマウスのホイールを回すとメニューが移動する、その後、機能を選択。 慣れると意外と便利。 "慣れ"なので、メリットではないのかもしれないけど(^^;

機能面だと、マルチスレッドに対応してるところ。 最近のマシンはデュアルコアだったりするから、そうするとExcelの動作が軽快になって嬉しい。

仕事では結構でかいファイルを扱うから、Excel2003ではきついんだろうな・・・と思う。

今さら、冒頭のURLのページを作るなら、もっと早くからメリットを伝えればいいのに・・・と思いつつ、ユーザの意識が変わって、売り方も変わってきてるんだろうな、とも思った。

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今日は設定ファイル(Excel)の読み込みを実装してみた。 C#でExcelを開いたときは、使ったCOMオブジェクトの開放をしないといけないので少々面倒くさい。 ひとつでも開放し忘れてるとExcelプロセスが残ったままになるし😔 そんなわけで、Excelクラスをラップするクラスをササッと書いて、それを利用することにした。 ラップするクラスがCOMオブジェクトの管理をしてくれる。 無事にCOMオブジェクトは全て開放してるらしく、Excelプロセスが残ることなく終了出来た。

· 2 min read
昨日の時点ではやっぱり読み込みが間違ってた。 無事、修正完了😄 OpenXMLの仕様を把握しているわけではないため、怪しいところもあるが、大丈夫そうだ。 これを作るときにXMLParserのライブラリも用意した。 おかげでXMLの解析が楽になった気がする。

Excelの読み込みはこんな感じ。 XlsxLoader loader = new XlsxLoader(); Workbook workbook = (Workbook) loader.load("sample.xlsx");

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Excelファイルから値を読み込むことは出来たっぽい。 けど、値がずれているような気がする・・・。 検証は後日。