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2 posts tagged with "Word"

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· 6 min read

システムによる業務改善を図ろうとすることがあるが、本当にそれだけでいいのだろうか? システムでも業務改善が出来ると思うんだけど、それ以前に出来ることがある気がする。

それが、用途別にアプリケーションを使うということ。 Excelだったら表計算に使い、マニュアルを書くならWordということ。ここまでは普通の使い方だから、当たり前だと思う人も多々いると思う。 だけど、Excelに画像を貼って管理したり、全てのセルの幅を縮めて方眼紙上にして使ったり、印刷設定が楽だからExcelにマニュアルを書いてしまったりするのは用途別に使えていない。

Excelに画像を貼って、画像の名前を書いてどうする? パッと見は "まとまりました" という見え方だけど、これってまとめただけであって、その後、管理することは考えていない。 「管理するためにExcelにまとめました」という人もいるけど、その考え方自体が間違ってるから! 家計簿買ってきて日記をつけたり、原稿用紙を買ってきて家計簿を付けたりする?

家計簿は項目と金額を書くことが出来て、最終的に収支を見るための集計欄がある。原稿用紙に項目と金額を書いて、その後、収支を見るための集計はどこでする?どこかに書けばいいんだけど、毎月同じ欄に集計結果が来る?見やすい?

金額を書いた状態を "まとまりました" だとすると、集計結果がその後の管理に当たる。原稿用紙も書けるけど、管理に当たる集計がほんとに役立つか?必要なときに必要な情報を取り出せる? ここ数年、コンプライアンスというものが注目されていることもあって "可用性" という言葉を聞く機会が増えていると思う。意味を簡単に説明すると "必要なときに情報にアクセス出来ること" ということ。 コンプライアンスに関する情報には熱心に教育をしているわりに、それを業務に利用しないというか、出来ないというか、不思議な状態。

コンプライアンスの話まで出したけど、それ以前に、原稿用紙に家計簿をつけようという発想はしないでしょ? それなのに、パソコンということになると、そんなことを当たり前のようにする方々がたくさんいる。

こんな風に、まとめかたを誤ったデータを使いたいなぁ〜ってときはどうするか? 改めてデータを扱いやすいように集計し直すわけです。Excelに貼った画像と名称なら、画像は画像ファイルとして保存をし、名称はExcelで一覧性を考慮して整理。 Excelに画像を貼って、名称を付ける作業も大変だけど、それと似たようなことをしなければならないこの効率の悪さ…。

どういうときに、どういうアプリで、どのように管理するか?ってことをもう少し考えると、自分だけでなく、その資料を扱う人も喜ぶと思いますよ😉

ひとまず、上述のように落ち着くんだけど、実はこの後にもメリットがある。 資料やデータがまとまっているので第三者が見ても把握が早いし、データの意味を考えた上でファイルを管理して業務を回しているので、システム化し易い。 日々の業務改善をしつつも、システム化が必要になったときにも効果がある! 業務効率が上がったことによる売り上げUPと、さらにシステム化の費用削減ってことですよ!! これは企業の規模に関係なく効果が出るはず。

システム化する際には、上述のことを把握してるところにお願いしないと意味ないけどね😎

· 2 min read

■Microsoft Office 2007 に対する誤解をとかせていただきました。 : Microsoft Office

http://www.microsoft.com/japan/office/2007/gokai/default.mspxこんなサイトがあった。

Office2007になって賛否両論あるみたいだけど、個人的にはOffice2007よりも前には戻れない。 Office製品の中でもWord, Excelをよく使うけど、Excelについてメリットを書いてみる。

まず、メニューのリボン。 使い始めたときは画面が狭くなるから好きじゃなかったけど、そこそこの解像度のあるPCならなんとかなる。 それよりも、使っているとよく使うメニューはどこにあるか大体把握してくるから、そうなったら少し便利。 リボンの上でマウスのホイールを回すとメニューが移動する、その後、機能を選択。 慣れると意外と便利。 "慣れ"なので、メリットではないのかもしれないけど(^^;

機能面だと、マルチスレッドに対応してるところ。 最近のマシンはデュアルコアだったりするから、そうするとExcelの動作が軽快になって嬉しい。

仕事では結構でかいファイルを扱うから、Excel2003ではきついんだろうな・・・と思う。

今さら、冒頭のURLのページを作るなら、もっと早くからメリットを伝えればいいのに・・・と思いつつ、ユーザの意識が変わって、売り方も変わってきてるんだろうな、とも思った。